Zapytanie ofertowe dotyczące usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego
Warszawa, dnia 13.02.2018 r.
W związku z realizacją umowy o dofinansowanie projektu w ramach podpisanej umowy POIR.01.01.02-00-0086/16 „Smart Service Designer- innowacyjny system informatyczny do projektowania i zestawienia usług telekomunikacyjnych w oparciu o algorytmy dynamicznej analizy katalogu usług” w ramach Działania 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zgodnie z zasadami konkurencyjności zleceniodawca zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na przeprowadzenie audytu zewnętrznego, zgodnie z art. 34 ust.2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2014r. Poz.1620, z późn. zm.) oraz wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe wydanymi przez NCBiR.
Zamawiający:
Suntech Spółka Akcyjna
ul. Puławska 107
02-595 Warszawa
NIP: 113-01-16-894
tel. 22 507 92 00
Skrócony opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego, zgodnie z art. 34 ust.2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki
(Dz.U. z 2014 r. Poz.1620, z późn. zm.) oraz wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe wydanymi przez NCBiR, dla projektu POIR.01.01.02-00-0086/16 „Smart Service Designer - innowacyjny system informatyczny do projektowania i zestawienia usług telekomunikacyjnych w oparciu o algorytmy dynamicznej analizy katalogu usług” w ramach Działania 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Projekt realizowany w ramach umowy POIR.01.01.02.-00-0086/16.
Wartość projektu: 5 363 678,91 zł
Wartość dofinansowania projektu: 3 218 207,35 zł
Okres realizacji projektu: 01.07.2016 r. – 21.01.2019 r.
Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie Zamawiającego Beneficjenta projektu.
Przedmiotowy audyt powinien w szczególności obejmować:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.: weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu
(w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych, - ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu zgodnie z zasadą efektywności i racjonalności);
- sprawdzenie poprawności zakupu towarów i usług jeśli dotyczy pod kątem stosowania przez podmiot zachowania zasady konkurencyjności, przejrzystości i jawności, w tym również z ustalonymi przez podmiot dokonujący zakupu zasadami i praktykami;
- sprawdzenie wniesienia przez wykonawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie;
- sprawdzenie i weryfikacja odpisów amortyzacyjnych;
- sprawdzenie, czy Zamawiający stosuje odrębne konta księgowe umożliwiające łatwą identyfikację operacji współfinansowanych ze środków programu;
- sprawdzenie kompletności i poprawności posiadanej przez Zmawiającego oryginalnej dokumentacji związanej z realizacją umowy o dofinansowanie:
- dla dostaw, usług: dokumenty związane z wyborem wykonawcy dostaw usług: umowy dotyczące realizacji zamówień, faktury, rachunki lub inne dokumenty księgowe
o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające dokonanie zakupów, protokoły odbioru wykonanych prac oraz dowody uregulowania zobowiązań finansowych wynikających z dokonania zakupów, - dla kosztów osobowych i bezosobowych: dokumenty potwierdzające poniesienie tych kosztów na rzecz osób zatrudnionych do realizacji projektu (płaca brutto lub jej część proporcjonalna do zaangażowania danej osoby na rzecz projektu, z jej wszystkimi kwalifikującymi się do refundacji składowymi) oraz dowodami płatności
- weryfikację prawidłowości oryginalnych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione koszty pod względem:
- formalnym (data wystawienia, właściwy odbiorca/wystawca dokumentu, kwota usługi/dostawy, netto/brutto/słownie, sposób płatności, NIP, podpisy, opis kosztu na odwrocie dokumentu umożliwiający powiązanie kosztu z projektem);
- merytorycznym (czy dokumentowany koszt odpowiada danym umieszczonym
we wniosku lub załącznikach do wniosku);
- weryfikację czy w wykazanych we wniosku kosztach bezpośrednich zostały ujęte koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową (dotyczy kosztów ogólnych rozliczanych metodą ryczałtową),
- weryfikację merytoryczną projektu w zakresie:
- zgodności wykonanych działań z opisem projektu i harmonogramem rzeczowo-finansowym, • adekwatności ponoszonych kosztów w stosunku do zadań zrealizowanych w ramach projektu i osiągniętych wskaźników,
- rzeczywistej realizacji projektu poprzez oględziny miejsca i przedmiotu projektu (postęp rzeczowy).
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie. Przez Wykonawców o niezbędnych kwalifikacjach należy rozumieć podmioty/osoby posiadające:
- udokumentowane kwalifikacje,
- udokumentowane doświadczenie: w zakresie audytowania projektów finansowanych
ze środków publicznych.
Audyt mogą przeprowadzać podmioty/osoby, które mają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają w pełni z praw publicznych i nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Miejsce realizacji zamówienia
Województwo: mazowieckie, powiat: Warszawa, miejscowość: Warszawa
Harmonogram realizacji zamówienia
- Termin realizacji zamówienia:
a. Rozpoczęcie realizacji usługi maksymalnie do 7 dni od daty zawarcia umowy na przeprowadzenie audytu .
b. Zakończenie realizacji usługi, potwierdzone podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego bez uwag Zamawiającego: maksymalnie do 30 dni od rozpoczęcia realizacji usługi.
2. Inne elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia:
W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu:
- wstępny raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do 14 dni od daty rozpoczęcia realizacji usługi,
- końcowy raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do 30 dni od daty rozpoczęcia realizacji usługi, przy czym Zamawiający ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do wstępnego raportu
z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, a Wykonawca, o ile będą one zasadne, ma obowiązek je uwzględnić
w końcowym raporcie z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu.
Ocena oferty
Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji
Kryteria oceny ofert i ich waga:
Cena 98% (98 punktów w przypadku najniższej ceny, pozostałe oferty punkty proporcjonalnie wg stosunku ceny najniższej do oferowanej).
Wykluczenia
W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie, którego dotyczy niniejsze zapytanie ofertowe, nie może być udzielane podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Miejsce i sposób składania ofert
Sposób składania ofert: drogą elektroniczną na adres:
Termin składania ofert upływa w dniu 19.02 br. o godzinie 15:00.
Zamawiający nie przewiduje obecności kontrahentów podczas otwarcia ofert.
Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, Zamawiający może zwrócić się
o poprawienie w tekście oferty oczywistych pomyłek pisarskich oraz oczywistych pomyłek rachunkowych.
Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia: Danuta Deczewska, kontakt:
Załączniki:
1.Formularz ofertowy
Wszystkie załączniki do niniejszego zapytania ofertowego stanowią jego integralną część.
Zatwierdzamy i zapraszamy do składania ofert
Zarząd Suntech S.A.
Warszawa dnia, …….
FORMULARZ OFERTY
I Nazwa i adres zamawiającego
Suntech S.A.
02- 595 Warszawa ul. Puławska 107
II. Nazwa i adres wykonawcy
Nazwa firmy:
Adres:
NIP:
REGON:
Osoba do kontaktu:
Tel:
Fax:
e-mail:
III. Nazwa przedmiotu zamówienia:
Oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu nr POIR.01.01.02-00-0086/16 „Smart Service Designer - innowacyjny system informatyczny do projektowania i zestawienia usług telekomunikacyjnych w oparciu
o algorytmy dynamicznej analizy katalogu usług” w ramach Działania 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
IV. Usługa za cena netto/cena brutto
V. Deklaruję ponadto:
Termin wykonania zamówienia zgodnie z treścią zapytania do dnia:
VI. Oświadczam, że:
- Zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń
- W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy w miejscu
i terminie określonym przez Zamawiającego.
VII. Niniejszą ofertę składam na kolejno ponumerowanych stronach:
Data
podpisy i pieczęcie osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy
