Zapytanie ofertowe dotyczące usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego

 

Warszawa, dnia 13.02.2018 r.

 

W związku z realizacją umowy o dofinansowanie projektu w ramach podpisanej umowy POIR.01.01.02-00-0086/16 „Smart Service Designer- innowacyjny system informatyczny do projektowania i zestawienia usług telekomunikacyjnych w oparciu o algorytmy dynamicznej analizy katalogu usług” w ramach Działania 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zgodnie z zasadami konkurencyjności zleceniodawca zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na przeprowadzenie audytu zewnętrznego, zgodnie z art. 34 ust.2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2014r. Poz.1620, z późn. zm.) oraz wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe wydanymi przez NCBiR.

 

Zamawiający:

Suntech Spółka Akcyjna

ul. Puławska 107

02-595 Warszawa

NIP: 113-01-16-894

tel. 22 507 92 00

 

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego, zgodnie z art. 34 ust.2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki
(Dz.U. z 2014 r. Poz.1620, z późn. zm.) oraz wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe wydanymi przez NCBiR, dla projektu POIR.01.01.02-00-0086/16 „Smart Service Designer - innowacyjny system informatyczny do projektowania i zestawienia usług telekomunikacyjnych w oparciu o algorytmy dynamicznej analizy katalogu usług” w ramach Działania 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Projekt realizowany w ramach umowy POIR.01.01.02.-00-0086/16.

Wartość projektu: 5 363 678,91 zł

Wartość dofinansowania projektu: 3 218 207,35 zł

Okres realizacji projektu: 01.07.2016 r. – 21.01.2019 r.

 

Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie Zamawiającego Beneficjenta projektu.

 

Przedmiotowy audyt powinien w szczególności obejmować:

  • weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.: weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu
    (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
  • ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu zgodnie z zasadą efektywności i racjonalności);
  • sprawdzenie poprawności zakupu towarów i usług jeśli dotyczy pod kątem stosowania przez podmiot zachowania zasady konkurencyjności, przejrzystości i jawności, w tym również z ustalonymi przez podmiot dokonujący zakupu zasadami i praktykami;
  • sprawdzenie wniesienia przez wykonawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie;
  • sprawdzenie i weryfikacja odpisów amortyzacyjnych;
  • sprawdzenie, czy Zamawiający stosuje odrębne konta księgowe umożliwiające łatwą identyfikację operacji współfinansowanych ze środków programu;
  • sprawdzenie kompletności i poprawności posiadanej przez Zmawiającego oryginalnej dokumentacji związanej z realizacją umowy o dofinansowanie:
  • dla dostaw, usług: dokumenty związane z wyborem wykonawcy dostaw usług: umowy dotyczące realizacji zamówień, faktury, rachunki lub inne dokumenty księgowe
    o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające dokonanie zakupów, protokoły odbioru wykonanych prac oraz dowody uregulowania zobowiązań finansowych wynikających z dokonania zakupów,
  • dla kosztów osobowych i bezosobowych: dokumenty potwierdzające poniesienie tych kosztów na rzecz osób zatrudnionych do realizacji projektu (płaca brutto lub jej część proporcjonalna do zaangażowania danej osoby na rzecz projektu, z jej wszystkimi kwalifikującymi się do refundacji składowymi) oraz dowodami płatności

- weryfikację prawidłowości oryginalnych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione koszty pod względem:

  • formalnym (data wystawienia, właściwy odbiorca/wystawca dokumentu, kwota usługi/dostawy, netto/brutto/słownie, sposób płatności, NIP, podpisy, opis kosztu na odwrocie dokumentu umożliwiający powiązanie kosztu z projektem);
  • merytorycznym (czy dokumentowany koszt odpowiada danym umieszczonym
    we wniosku lub załącznikach do wniosku);

- weryfikację czy w wykazanych we wniosku kosztach bezpośrednich zostały ujęte koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową (dotyczy kosztów ogólnych rozliczanych metodą ryczałtową),

 

- weryfikację merytoryczną projektu w zakresie:

  • zgodności wykonanych działań z opisem projektu i harmonogramem rzeczowo-finansowym, • adekwatności ponoszonych kosztów w stosunku do zadań zrealizowanych w ramach projektu i osiągniętych wskaźników,
  • rzeczywistej realizacji projektu poprzez oględziny miejsca i przedmiotu projektu (postęp rzeczowy).

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie. Przez Wykonawców o niezbędnych kwalifikacjach należy rozumieć podmioty/osoby posiadające:

  1. udokumentowane kwalifikacje,
  2. udokumentowane doświadczenie: w zakresie audytowania projektów finansowanych
    ze środków publicznych.

Audyt mogą przeprowadzać podmioty/osoby, które mają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają w pełni z praw publicznych i nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

 

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: mazowieckie, powiat: Warszawa, miejscowość: Warszawa

 

Harmonogram realizacji zamówienia

  1. Termin realizacji zamówienia:

a. Rozpoczęcie realizacji usługi maksymalnie do 7 dni od daty zawarcia umowy na przeprowadzenie audytu .

b. Zakończenie realizacji usługi, potwierdzone podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego bez uwag Zamawiającego: maksymalnie do 30 dni od rozpoczęcia realizacji usługi.

 

2. Inne elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu:

- wstępny raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do 14 dni od daty rozpoczęcia realizacji usługi,

 - końcowy raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do 30 dni od daty rozpoczęcia realizacji usługi, przy czym Zamawiający ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do wstępnego raportu
z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, a Wykonawca, o ile będą one zasadne, ma obowiązek je uwzględnić
w końcowym raporcie z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu.

 

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Kryteria oceny ofert i ich waga:

Cena 98% (98 punktów w przypadku najniższej ceny, pozostałe oferty punkty proporcjonalnie wg stosunku ceny najniższej do oferowanej).

 

Wykluczenia

W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie, którego dotyczy niniejsze zapytanie ofertowe, nie może być udzielane podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

Miejsce i sposób składania ofert

Sposób składania ofert: drogą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w temacie wiadomości email należy wpisać „Oferta na audyt zewnętrzny”.

Termin składania ofert upływa w dniu 19.02 br. o godzinie 15:00.

Zamawiający nie przewiduje obecności kontrahentów podczas otwarcia ofert.

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, Zamawiający może zwrócić się
o poprawienie w tekście oferty oczywistych pomyłek pisarskich oraz oczywistych pomyłek rachunkowych.

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia: Danuta Deczewska, kontakt: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

 

Załączniki:

1.Formularz ofertowy

Wszystkie załączniki do niniejszego zapytania ofertowego stanowią jego integralną część.

Zatwierdzamy i zapraszamy do składania ofert

Zarząd Suntech S.A.

 

 

 

Warszawa dnia, …….

 

FORMULARZ OFERTY

 

I Nazwa i adres zamawiającego

Suntech S.A.

02- 595 Warszawa ul. Puławska 107

II. Nazwa i adres wykonawcy

     Nazwa firmy:

     Adres:

     NIP:

     REGON:

     Osoba do kontaktu:

     Tel:

     Fax:

     e-mail:

III. Nazwa przedmiotu zamówienia:

Oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu nr POIR.01.01.02-00-0086/16 „Smart Service Designer - innowacyjny system informatyczny do projektowania i zestawienia usług telekomunikacyjnych w oparciu
o algorytmy dynamicznej analizy katalogu usług” w ramach Działania 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

 

IV. Usługa za cena netto/cena brutto

 

V. Deklaruję ponadto:

Termin wykonania zamówienia zgodnie z treścią zapytania do dnia:

 

VI. Oświadczam, że:

  1. Zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń
  2. W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy w miejscu
    i terminie określonym przez Zamawiającego.

VII. Niniejszą ofertę składam na kolejno ponumerowanych stronach:

 

     Data                                  

 

 

     podpisy i pieczęcie osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy

 

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Google+